Information sur la relation avec les clients
Le document intitulé « Information sur la relation avec les clients » (IRC) vous est présenté par FIN-XO Valeurs Mobilières inc (FIN-XO) en conformité avec les lois applicables.
Ce document vous aidera à avoir une bonne compréhension de ce qui suit :
• Les documents que vous recevrez à l’ouverture de votre compte;
• Les frais et coûts associés à votre compte;
• Les rapports que vous recevrez en ce qui a trait à votre compte;
• Comment nous gérons les conflits d’intérêt;
• Comment vous pouvez résoudre les problèmes que vous pouvez rencontrer avec votre compte.
Intermédiaire financier
FIN-XO est un courtier en valeurs mobilières qui agit en tant qu’intermédiaire financier avec Investissement Québec pour faciliter le placement obligatoire dans le cadre du programme Immigrant investisseur du Québec.
FIN-XO a conclu une entente avec Groupe CJ International inc (CJI), une entité enregistrée au Québec et spécialisée en immigration d’affaires. Cette entente constitue une entente de référencement entre FIN-XO et CJI. Veuillez-vous référer au document Information sur la relation avec les clients pour le programme Immigrant investisseur du Québec de FIN-XO pour les détails.
DOCUMENTATION DE VOTRE COMPTE
Au moment de l’ouverture du compte, vous remplirez un formulaire de demande d’ouverture de compte (FDOC).
Au moment de l’ouverture du compte, vous remplirez un formulaire de demande d’ouverture de compte (FDOC).
Personnes ressource de confiance et retenues temporaires
Les règlements sur les valeurs mobilières entrant en vigueur le 31 décembre 2021 exigent que FIN-XO vous demande le nom et les coordonnées d’une personne en qui vous avez confiance, qui est mature et capable de discuter de sujets potentiellement difficiles sur votre situation personnelle et qui, de préférence, ne participe pas aux décisions pour votre compte (personne de confiance ou PRC) à l’ouverture du compte et sur une base périodique.
Si cela s’applique à votre situation particulière, nous pouvons à notre discrétion, contacter votre PRC ou votre représentant légal nommé dans nos dossiers, si nous avons l’impression que vous êtes victime d’exploitation financière ou que votre aptitude à prendre des décisions de nature financière concernant votre ou vos comptes chez nous a diminué. FIN-XO peut également contacter votre PRC pour confirmer vos coordonnées si nous ne parvenons pas à vous joindre après plusieurs tentatives, en particulier si cet échec est inhabituel. Nous pouvons demander au PRC de confirmer le nom et les coordonnées d’un représentant légal (par exemple, un mandataire en vertu d’une procuration ou un tuteur légal). Vous pouvez changer votre PRC en nous contactant à operations@fin-xo.com.
Vous avez convenu (i) d’aviser la PRC que vous l’avez désignée comme votre personne-ressource de confiance, et de nous aviser si elle refuse d’agir en cette qualité ; et (ii) de nous dégager de toute responsabilité pour toute réclamation qui pourraient se rapporter au fait ou découler du fait d’avoir contacté ou omis de contacter la PRC, compte tenu de votre situation personnelle, et de lui avoir communiqué des renseignements.
Si FIN-XO a de bonnes raisons de croire que vous êtes victime d’exploitation financière ou que votre capacité mentale a diminué, ce qui peut affecter votre capacité à prendre des décisions de nature financière concernant votre ou vos compte(s), nous pouvons placer une retenue temporaire sur votre compte ou sur une transaction particulière. Nous vous fournirons un avis verbal ou écrit expliquant nos actions, en plus de contacter votre PCR, le cas échéant, comme indiqué ci-dessus.
Documentation du compte
Nous vous fournirons une copie de la présente information sur la relation avec les clients et de la convention de compte client applicable au type de compte que vous ouvrez. Nous vous fournirons aussi plusieurs documents contenant les informations dont vous avez besoin pour jouer un rôle actif dans le suivi de votre compte et de votre investissement. Ces documents comprennent :
• La copie de votre CAF remplie par vous, qui comprend votre Information sur la relation avec les clients et votre Convention de compte client, ainsi que le nom de votre PRC, le cas échéant
Les règlements sur les valeurs mobilières entrant en vigueur le 31 décembre 2021 exigent que FIN-XO vous demande le nom et les coordonnées d’une personne en qui vous avez confiance, qui est mature et capable de discuter de sujets potentiellement difficiles sur votre situation personnelle et qui, de préférence, ne participe pas aux décisions pour votre compte (personne de confiance ou PRC) à l’ouverture du compte et sur une base périodique.
Si cela s’applique à votre situation particulière, nous pouvons à notre discrétion, contacter votre PRC ou votre représentant légal nommé dans nos dossiers, si nous avons l’impression que vous êtes victime d’exploitation financière ou que votre aptitude à prendre des décisions de nature financière concernant votre ou vos comptes chez nous a diminué. FIN-XO peut également contacter votre PRC pour confirmer vos coordonnées si nous ne parvenons pas à vous joindre après plusieurs tentatives, en particulier si cet échec est inhabituel. Nous pouvons demander au PRC de confirmer le nom et les coordonnées d’un représentant légal (par exemple, un mandataire en vertu d’une procuration ou un tuteur légal). Vous pouvez changer votre PRC en nous contactant à operations@fin-xo.com.
Vous avez convenu (i) d’aviser la PRC que vous l’avez désignée comme votre personne-ressource de confiance, et de nous aviser si elle refuse d’agir en cette qualité ; et (ii) de nous dégager de toute responsabilité pour toute réclamation qui pourraient se rapporter au fait ou découler du fait d’avoir contacté ou omis de contacter la PRC, compte tenu de votre situation personnelle, et de lui avoir communiqué des renseignements.
Si FIN-XO a de bonnes raisons de croire que vous êtes victime d’exploitation financière ou que votre capacité mentale a diminué, ce qui peut affecter votre capacité à prendre des décisions de nature financière concernant votre ou vos compte(s), nous pouvons placer une retenue temporaire sur votre compte ou sur une transaction particulière. Nous vous fournirons un avis verbal ou écrit expliquant nos actions, en plus de contacter votre PCR, le cas échéant, comme indiqué ci-dessus.
Documentation du compte
Nous vous fournirons une copie de la présente information sur la relation avec les clients et de la convention de compte client applicable au type de compte que vous ouvrez. Nous vous fournirons aussi plusieurs documents contenant les informations dont vous avez besoin pour jouer un rôle actif dans le suivi de votre compte et de votre investissement. Ces documents comprennent :
• La copie de votre CAF remplie par vous, qui comprend votre Information sur la relation avec les clients et votre Convention de compte client, ainsi que le nom de votre PRC, le cas échéant
• Le document Information sur la relation avec les clients pour le programme Immigrant investisseur du Québec qui inclut un accusé réception que vous avez reçu la documentation du compte
• Dépliant du Fonds canadien de protection des investisseurs (FPCI)
• Dépliants publiés par l’Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières (OCRCVM) (désormais OCRI) :
• Dépliant du Fonds canadien de protection des investisseurs (FPCI)
• Dépliants publiés par l’Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières (OCRCVM) (désormais OCRI) :
o Comment l’OCRCVM protège les investisseurso Dépôt d’une plainte - Guide de l’investisseur - Partie 1 de 2
o Comment puis-je récupérer mon argent ? Un Guide de l’investisseur - Partie 2 de 2
ÉVALUATION DE LA CONVENANCE DES PLACEMENTS
FIN-XO doit évaluer la convenance des placements qui vous sont recommandés avant d’effectuer toute transaction. Les facteurs qui guident FIN-XO dans son évaluation de la convenance de vos placements comprennent ce qu’il croit être votre situation présentement quant à :
• Votre situation personnelle : Il s’agit de votre âge, de votre état civil, du nombre de personnes à charge dont vous êtes responsable, de votre travail, de votre employeur ou si vous êtes un initié ou un actionnaire important d’une entité spécifique.
• Votre situation financière : II s’agit de vos avoirs (incluant vos sources de revenus) par rapport à vos Dettes. FIN-XO évaluera la valeur de la transaction envisagée au regard de la valeur totale nette de vos avoirs (vos actifs moins vos Dettes).
• Vos connaissances et expérience en placement : Elles sont évaluées selon vos expériences passées et si vous considérez avoir certaines connaissances d’investissement dans des divers produits ou bien comprendre les risques associés à des produits d’investissement ou à des stratégies complexes.
• Vos besoins et objectifs de placement : Ce sont vos objectifs financiers spécifiques qui nous sont fournis, tels que votre désir de protéger vos investissements (ne pas perdre votre capital), votre besoin d’accroître votre revenu ou votre désir d’augmenter votre capital par la croissance obtenue sur le marché.
• Votre profil de risque : Le profil de risque concerne votre tolérance au risque, c’est-à-dire votre niveau de confort face à la possibilité de perdre une partie de votre argent, même si vous disposez de nombreuses années pour investir et épargner, et votre capacité de prise de risque, qui est une évaluation plus objective de votre capacité financière à absorber d’éventuelles pertes, compte tenu de votre situation personnelle et financière.
• Votre horizon de placement : Le moment où vous aurez besoin, en totalité ou en partie, de votre capital, que ce soit pour l’achat d’une propriété ou pour votre retraite ou tout autre besoin.
FIN-XO doit faire primer vos intérêts en faisant une recommandation ou en prenant une mesure d’investissement pour votre compte.
Rapports portant sur vos comptes
Dans le cadre de notre relation avec vous, nous vous enverrons plusieurs rapports pour vous permettre de suivre adéquatement l’évolution de votre placement.
Avis d’exécution – Nous vous enverrons un avis d’exécution de la transaction effectuée dans votre compte contenant tous les détails pertinents relatifs à la transaction, le jour ouvrable suivant la clôture de la transaction. Vous avez l’obligation d’examiner attentivement chaque avis d’exécution et de nous informer de toute erreur ou de toute omission ou de toute transaction dans les 30 jours suivant la réception de l'avis d’exécution. Nous comprenons que si vous ne nous contactez pas dans ce délai, vous confirmez et approuvez la transaction mentionnée sur l'avis d’exécution ainsi que l’exhaustivité et l’exactitude des autres détails relatifs à la transaction.
Relevé de Compte – Nous vous enverrons un Relevé de Compte mensuel lors d’activités dans votre compte, au plus tard le 15e jour du mois suivant. Des Relevés de Compte mensuels sont émis si le compte affiche des activités autres que des dividendes, des intérêts et des programmes systématiques. S’il n’y a pas d’activité dans votre compte, un Relevé de Compte est envoyé à chaque trimestre. Le type de compte dont vous êtes détenteur y est clairement identifié ainsi que l ’ensemble des titres que vous détenez et leur valeur marchande, de même que le détail de toutes les activités effectuées dans votre compte durant la période. Vous avez l’obligation d’examiner attentivement votre Relevé de Compte et de nous informer de toute erreur ou de toute omission dans les 30 jours suivant la date imprimée sur le Relevé de Compte ou le jour auquel vous êtes réputé l’avoir reçu, selon la première de ces deux éventualités. Nous comprenons que si vous ne nous contactez pas dans ce délai, vous confirmez et autorisez chaque transaction mentionnée sur votre Relevé de Compte ainsi que l’exhaustivité et l’exactitude de toutes les autres informations qui se trouvent dans le Relevé de Compte.
Valeurs comptables - Votre relevé mensuel ou trimestriel affichera la valeur marchande du titre fondée soit sur la dernière valeur marchande/valeur nette des actifs disponibles pour le titre soit la valeur comptable du titre.
Rapport annuel sur les frais et la rémunération - Ce rapport est un résumé des sommes que nous avons reçues pour l’administration de votre compte au cours de la dernière année. Une partie de ces sommes est versée à titre de rémunération, à FIN-XO et CJI.
Rapports portant sur vos comptes
Dans le cadre de notre relation avec vous, nous vous enverrons plusieurs rapports pour vous permettre de suivre adéquatement l’évolution de votre placement.
Avis d’exécution – Nous vous enverrons un avis d’exécution de la transaction effectuée dans votre compte contenant tous les détails pertinents relatifs à la transaction, le jour ouvrable suivant la clôture de la transaction. Vous avez l’obligation d’examiner attentivement chaque avis d’exécution et de nous informer de toute erreur ou de toute omission ou de toute transaction dans les 30 jours suivant la réception de l'avis d’exécution. Nous comprenons que si vous ne nous contactez pas dans ce délai, vous confirmez et approuvez la transaction mentionnée sur l'avis d’exécution ainsi que l’exhaustivité et l’exactitude des autres détails relatifs à la transaction.
Relevé de Compte – Nous vous enverrons un Relevé de Compte mensuel lors d’activités dans votre compte, au plus tard le 15e jour du mois suivant. Des Relevés de Compte mensuels sont émis si le compte affiche des activités autres que des dividendes, des intérêts et des programmes systématiques. S’il n’y a pas d’activité dans votre compte, un Relevé de Compte est envoyé à chaque trimestre. Le type de compte dont vous êtes détenteur y est clairement identifié ainsi que l ’ensemble des titres que vous détenez et leur valeur marchande, de même que le détail de toutes les activités effectuées dans votre compte durant la période. Vous avez l’obligation d’examiner attentivement votre Relevé de Compte et de nous informer de toute erreur ou de toute omission dans les 30 jours suivant la date imprimée sur le Relevé de Compte ou le jour auquel vous êtes réputé l’avoir reçu, selon la première de ces deux éventualités. Nous comprenons que si vous ne nous contactez pas dans ce délai, vous confirmez et autorisez chaque transaction mentionnée sur votre Relevé de Compte ainsi que l’exhaustivité et l’exactitude de toutes les autres informations qui se trouvent dans le Relevé de Compte.
Valeurs comptables - Votre relevé mensuel ou trimestriel affichera la valeur marchande du titre fondée soit sur la dernière valeur marchande/valeur nette des actifs disponibles pour le titre soit la valeur comptable du titre.
Rapport annuel sur les frais et la rémunération - Ce rapport est un résumé des sommes que nous avons reçues pour l’administration de votre compte au cours de la dernière année. Une partie de ces sommes est versée à titre de rémunération, à FIN-XO et CJI.
CONFLITS D’INTÉRÊT ET ÉNONCÉ DES POLITIQUES
FIN-XO s’engage à placer les intérêts de ses clients par-dessus de tout le reste. En outre, en tant que société de courtage en valeurs mobilières et membre de l’OCRI, nous devons traiter efficacement toute situation pouvant donner lieu à un conflit d’intérêts. Nous devons le faire dans votre meilleur intérêt. Nous avons décrit ci-dessous nos conflits d’intérêts et la façon dont nous les gérons.
Gestion des conflits d’intérêts
FIN-XO Valeurs Mobilières inc. (FIN-XO, nous ou notre) offre une vaste gamme de produits et de services aux particuliers, aux entreprises et aux investisseurs institutionnels. Dans le cadre de nos diverses activités, nous nous engageons à veiller à ce que les intérêts de nos clients aient toujours préséance. De plus, en tant que courtier en placement et membre de l’OCRI, nous devons assurer une gestion efficace de toute situation qui pourrait donner lieu à un conflit d’intérêts. Nous visons à gérer les conflits d’intérêts au mieux des intérêts de nos clients.
Un conflit d’intérêts survient lorsque les intérêts de différentes personnes, notamment vos intérêts et ceux de FIN-XO ou de l’un de ses employés (administrateurs, dirigeants, associés, membres de son personnel, mandataires), ou conseillers en placement (ce qui inclut nos mandataires) sont incompatibles ou divergents. Il peut se produire des situations susceptibles d’influencer ou d’être perçues comme influençant FIN-XO ou l’un de ses employés ou conseillers en placement à agir dans leur propre intérêt ou dans celui d’une entité reliée et non au mieux des intérêts du client.
Par conséquent, des conflits d’intérêts peuvent survenir de temps à autre entre vous et:
• FIN-XO ou vous et votre conseiller en placement ;
• les autres clients que nous représentons ; ou
• une personne ou une société qui nous est liée.
Nous avons adopté des politiques et des procédures internes pour traiter efficacement les conflits d’intérêts dans l’intérêt du client. Les lois canadiennes sur les valeurs mobilières exigent que nous prenions des mesures raisonnables pour repérer les conflits d’intérêts importants et y réagir au mieux de vos intérêts. Nous sommes également tenus de vous en informer, notamment de la manière dont les conflits pourraient vous toucher et de la façon dont nous les traitons au mieux de vos intérêts.
Nous avons des politiques et des procédures en place pour gérer les conflits d’intérêts importants dans votre intérêt, qui sont décrites ci-dessous :
• FIN-XO s’engage à toujours agir équitablement, avec honnêteté et bonne foi avec vous et nos autres clients. À cette fin, nous évitons les conflits d’intérêts importants que nous ne pouvons pas gérer efficacement et les conflits interdits par la loi. Nous avons adopté des politiques et des procédures pour identifier et gérer tous les autres conflits importants au mieux de vos intérêts. Nous respectons des normes visant à garantir l’équité envers les clients. Chaque administrateur, dirigeant, employé et conseiller en placement de FIN-XO doit, selon le cas :
• Nous contrôlons ou gérons les conflits acceptables en séparant physiquement les différentes fonctions commerciales, en limitant l’échange interne d’informations, en personne ou par voie électronique, et en réduisant la possibilité qu’une partie de notre organisation en influence une autre de manière inappropriée. Nous supprimons l’incitatif financier d’un employé ou d’un conseiller en placement à privilégier un produit ou un service en particulier par rapport à un autre qui pourrait être plus approprié ; nous mettons continuellement en place des processus d’examen et d’approbation des opérations, que nous testons régulièrement.
Conflits importants du fait d’être membre de iA Groupe financier
Nous sommes une filiale en propriété exclusive indirecte de iA Société financière inc. (iA Société financière). Notre relation avec iA Société financière et ses autres filiales de services financiers (iA Groupe financier) pose des conflits d’intérêts lorsque nous vous offrons des produits et services provenant d’autres membres de iA Groupe financier ou fournis par eux.
iA Société financière et ses diverses filiales de services financiers, y compris FIN-XO, sont des sociétés commerciales qui cherchent à maximiser leurs profits tout en offrant des services équitables, honnêtes et appropriés à leurs clients. Cela signifie que nous pouvons vous encourager à faire davantage affaire avec nous et les autres membres de iA Groupe financier. Nous pouvons également faire appel à des sociétés affiliées pour nous fournir des produits et des services pour votre compte, mais nous le ferons toujours d’une manière que nous jugeons être au mieux de votre intérêt. Nous ne concluons ces opérations ou accords que lorsque nous le pouvons en vertu des lois sur les valeurs mobilières applicables et lorsque nous croyons qu’elles sont dans votre intérêt.
Bien que FIN-XO soit en propriété commune avec les autres membres de iA Groupe financier et qu’elle puisse de temps à autre avoir des administrateurs et des dirigeants en commun avec ceux- ci, FIN-XO est une entité distincte.
Les relations qu’un administrateur ou dirigeant de FIN-XO pourrait avoir avec une autre entité de iA Groupe financier ne soulèvent pas de conflits importants, car aucune de ces personnes n’est en mesure d’influencer personnellement les clients de FIN-XO pour qu’ils investissent dans l’un des produits de placement de iA Groupe financier. Elles ne sont pas non plus rémunérées par les entités de iA Groupe financier au moyen d’une commission ou autre qui pourrait entraîner la prise de décisions ou l’exercice d’une influence allant à l’encontre des intérêts de nos clients.
Outre les dispositions réglementaires et contractuelles applicables aux ententes commerciales intervenues entre FIN-XO et les autres entités de iA Groupe financier, les administrateurs, dirigeants, employés et conseillers en placement de chacune des sociétés sont assujettis au Code de conduite professionnelle de iA Groupe financier régissant leurs activités, en plus de devoir respecter nos politiques et procédures internes de conformité.
De façon générale, FIN-XO exerce ses activités indépendamment des autres sociétés détenues par iA Société financière. Cependant, nous pouvons à l’occasion conclure des ententes commerciales entre nous et les autres sociétés, en ce qui a trait à l’indication de clients, à la distribution de produits, aux relations de conseil ou au soutien administratif.
Les conflits décrits dans cette section peuvent porter à croire que FIN-XO favorisera les intérêts commerciaux des différents membres de iA Groupe financier, plutôt que vos intérêts. Ces conflits et les méthodes utilisées pour les gérer seront toujours au mieux des intérêts du client, tel que décrit ci-dessous.
Fournisseurs de services associés à FIN-XO
Les entités suivantes de iA Groupe financier vous fournissent des services ou en fournissent à FIN-XO:
• Placements iA Clarington inc. gère la famille de fonds de placement iA Clarington, que les conseillers en placement de FIN-XO peuvent vous recommander comme option de placement pour vos comptes auprès de FIN-XO.
• Industrielle Alliance, Gestion de placements inc. est le gestionnaire de portefeuille de la famille de fonds de placement iA Clarington.
• Les conseillers en placement de FIN-XO peuvent être titulaires d’un permis d’agent d’assurance de PPI Management Inc. et peuvent vous recommander de souscrire une assurance et des produits d’assurance, comme des fonds distincts, offerts par Industrielle Alliance, Assurance et services financiers inc.
Investissement dans les émetteurs reliés et associés
Dans certaines circonstances, FIN-XO peut investir dans votre compte des titres d’un émetteur ou d’une autre partie à la transaction ayant un lien de propriété ou une relation d’affaires avec nous. Puisque ces transactions peuvent créer un conflit ou l’apparence d’un conflit entre nos intérêts et les vôtres, nous avons adopté des politiques et procédures pour aider à cerner et à réduire au minimum tout conflit d’intérêts qui pourrait survenir.
iA Société financière est une société ouverte dont les titres sont cotés à la Bourse de Toronto; il s’agit donc d’un émetteur relié à FIN-XO. Les fonds de placement iA Clarington sont tous des émetteurs reliés et associés à FIN-XO. Pour obtenir la liste complète des émetteurs reliés et associés aux sociétés de iA Groupe financier, veuillez consulter le site www.fin-xo.com/declaration-de-principes.
Autres conflits d’intérêts importants
Rémunération des conseillers en placement: Nous pouvons rémunérer nos conseillers en placement en combinant un ou plusieurs des éléments suivants :
• un salaire de base;
• une rémunération basée sur la valeur et/ou les types d’actifs sous gestion;
• une prime basée sur divers critères de rendement; et
• un pourcentage des commissions de vente, des écarts de courtage et des commissions de suivi reçus par FIN-XO
Les conseillers en placement peuvent également recevoir une rémunération ou des avantages en fonction des recommandations faites à d’autres membres de iA Groupe financier. Lorsque nous évaluons le rendement global de nos conseillers en placement, nous pouvons prendre en compte les recommandations et/ou les inclure dans les ventes et les revenus globaux du conseiller en placement.
Nous traitons les conflits inhérents à la rémunération et aux incitatifs reçus par nos conseillers en placement en veillant à ce que la rémunération versée et les incitatifs offerts récompensent nos conseillers en faisant passer vos intérêts avant les leurs.
Différents produits peuvent avoir des niveaux de rémunération différents, et différents types de comptes (à honoraires et transactionnels) peuvent avoir des frais différents. Nos régimes de rémunération n’incitent pas nos conseillers en placement à recommander des produits ou des services spécifiques, ni aucun type de compte en particulier. Lorsque des comptes transactionnels et des comptes à honoraires sont accessibles, nous vérifions régulièrement si un compte à honoraires est approprié, compte tenu de votre situation et de vos besoins et objectifs de placement. De plus, pour éviter que des frais ne soient facturés en double dans les comptes à honoraires, les produits assortis de commissions intégrées sont exclus de vos actifs aux fins du calcul des frais.
Activités externes : Il arrive que nos dirigeants et nos conseillers en placement participent à des activités externes, telles que la participation à des événements communautaires, la poursuite d’intérêts commerciaux personnels ou la représentation au conseil d’administration d’un organisme de bienfaisance. Les activités externes du conseiller en placement pourraient amener le conseiller en placement à faire passer ces intérêts avant les vôtres. Pour résoudre ce conflit d’intérêts, nous avons en place des politiques et des procédures qui prévoient l’examen de toute proposition d’activités externes afin de nous assurer que les conflits d’intérêts n’existent pas, ne sont pas susceptibles d’exister à l’avenir ou peuvent être atténués au mieux des intérêts de nos clients; dans le cas contraire, les activités externes proposées doivent être écartées. Conformément à nos politiques, la personne souhaitant participer à une activité externe est tenue de déclarer les situations de conflits d’intérêts se posant et de déterminer la manière de traiter ces conflits. Nos employés et conseillers en placement ne peuvent participer à de telles activités externes que si elles sont approuvées par leur supérieur. L’approbation peut être assujettie à des conditions permettant de régler les conflits d’intérêts perçus ou réels. Nos employés et conseillers en placement doivent également confirmer chaque année à leurs supérieurs l’exactitude et l’intégralité de leur déclaration d’activités externes.
Cadeaux et divertissements : Les employés et les conseillers en placement de FIN-XO peuvent de temps à autre recevoir des offres de cadeaux et/ou de divertissements de la part de partenaires d’affaires. Nous pourrions être perçus comme étant motivés financièrement à faire passer nos intérêts avant les vôtres en raison des cadeaux et divertissements. Pour résoudre ce conflit d’intérêts, les employés et les conseillers en placement de FIN-XO ne sont pas autorisés à accepter cadeaux ou divertissements au-delà de ce qui est permis par les politiques et procédures de FIN-XO et les lois applicables. Nous fixons des seuils maximums pour les cadeaux et divertissements autorisés afin d’éviter toute perception que les cadeaux ou divertissements influenceront la prise de décision.
Négociation à des fins personnelles : Nos politiques et procédures, ainsi que le Code de conduite professionnelle de iA Groupe financier, exigent de nos employés et conseillers en placement qu’ils agissent conformément aux lois applicables qui interdisent les délits d’initié, les opérations en avance sur le marché et autres comportements similaires. Les particuliers peuvent être tenus d’obtenir une approbation préalable avant d’effectuer des opérations dans leurs comptes de titres personnels. Il est interdit à nos employés et conseillers en placement d’accéder à de l’information privilégiée à des fins personnelles directes ou indirectes. Nous plaçons les titres sur une « liste restreinte » afin d’éviter toute négociation lorsque nous sommes en possession d’informations privilégiées.
Opérations personnelles avec les clients : Des conflits d’intérêts peuvent se poser lorsque nos conseillers en placement réalisent des opérations financières personnelles avec vous, telles que l’acquisition d’actifs en dehors de votre relation de placement, l’emprunt d’argent, le prêt d’argent ou l’exercice d’un contrôle sur vos finances. Pour régler ces conflits, FIN-XO a mis en place des politiques et des procédures qui interdisent les opérations financières personnelles avec des clients qui ne sont pas des membres de la famille.
Ententes d’indication de clients : Comme indiqué ci-dessus, il y a une entente de référencement entre FIN-XO et CJI. De plus, des ententes de référencement peuvent intervenir entre FIN-XO et d’autres membres de iA Groupe financier et/ou d’autres entités réglementées/non réglementées. À la suite d’une telle entente, lorsqu’un client potentiel est recommandé à FIN-XO ou que FIN-XO recommande un client potentiel à une autre entité, une commission d’indication de clients est versée par FIN-XO à l’autre entité ou est reçue par FIN-XO. Le but de l’indication est de présenter nos clients ou clients potentiels à des personnes qualifiées et mieux aptes à les aider à réaliser leurs objectifs financiers.
• FIN-XO ou vous et votre conseiller en placement ;
• les autres clients que nous représentons ; ou
• une personne ou une société qui nous est liée.
Nous avons adopté des politiques et des procédures internes pour traiter efficacement les conflits d’intérêts dans l’intérêt du client. Les lois canadiennes sur les valeurs mobilières exigent que nous prenions des mesures raisonnables pour repérer les conflits d’intérêts importants et y réagir au mieux de vos intérêts. Nous sommes également tenus de vous en informer, notamment de la manière dont les conflits pourraient vous toucher et de la façon dont nous les traitons au mieux de vos intérêts.
Nous avons des politiques et des procédures en place pour gérer les conflits d’intérêts importants dans votre intérêt, qui sont décrites ci-dessous :
• FIN-XO s’engage à toujours agir équitablement, avec honnêteté et bonne foi avec vous et nos autres clients. À cette fin, nous évitons les conflits d’intérêts importants que nous ne pouvons pas gérer efficacement et les conflits interdits par la loi. Nous avons adopté des politiques et des procédures pour identifier et gérer tous les autres conflits importants au mieux de vos intérêts. Nous respectons des normes visant à garantir l’équité envers les clients. Chaque administrateur, dirigeant, employé et conseiller en placement de FIN-XO doit, selon le cas :
- Faire de son mieux pour atténuer tout conflit d’intérêts entre lui-même, FIN-XO et les clients, et informer les clients de tout conflit d’intérêts important qui pourrait nuire à sa capacité de fournir des conseils impartiaux et objectifs sur les occasions de placement;
- Viser des critères rigoureux d’éthique en affaires, de comportement personnel, d’intégrité et de professionnalisme dans le respect du Code de conduite professionnelle de iA Groupe financier; et
- Respecter les politiques et procédures de FIN-XO et les réviser et y attester chaque année.
• Nous contrôlons ou gérons les conflits acceptables en séparant physiquement les différentes fonctions commerciales, en limitant l’échange interne d’informations, en personne ou par voie électronique, et en réduisant la possibilité qu’une partie de notre organisation en influence une autre de manière inappropriée. Nous supprimons l’incitatif financier d’un employé ou d’un conseiller en placement à privilégier un produit ou un service en particulier par rapport à un autre qui pourrait être plus approprié ; nous mettons continuellement en place des processus d’examen et d’approbation des opérations, que nous testons régulièrement.
Conflits importants du fait d’être membre de iA Groupe financier
Nous sommes une filiale en propriété exclusive indirecte de iA Société financière inc. (iA Société financière). Notre relation avec iA Société financière et ses autres filiales de services financiers (iA Groupe financier) pose des conflits d’intérêts lorsque nous vous offrons des produits et services provenant d’autres membres de iA Groupe financier ou fournis par eux.
iA Société financière et ses diverses filiales de services financiers, y compris FIN-XO, sont des sociétés commerciales qui cherchent à maximiser leurs profits tout en offrant des services équitables, honnêtes et appropriés à leurs clients. Cela signifie que nous pouvons vous encourager à faire davantage affaire avec nous et les autres membres de iA Groupe financier. Nous pouvons également faire appel à des sociétés affiliées pour nous fournir des produits et des services pour votre compte, mais nous le ferons toujours d’une manière que nous jugeons être au mieux de votre intérêt. Nous ne concluons ces opérations ou accords que lorsque nous le pouvons en vertu des lois sur les valeurs mobilières applicables et lorsque nous croyons qu’elles sont dans votre intérêt.
Bien que FIN-XO soit en propriété commune avec les autres membres de iA Groupe financier et qu’elle puisse de temps à autre avoir des administrateurs et des dirigeants en commun avec ceux- ci, FIN-XO est une entité distincte.
Les relations qu’un administrateur ou dirigeant de FIN-XO pourrait avoir avec une autre entité de iA Groupe financier ne soulèvent pas de conflits importants, car aucune de ces personnes n’est en mesure d’influencer personnellement les clients de FIN-XO pour qu’ils investissent dans l’un des produits de placement de iA Groupe financier. Elles ne sont pas non plus rémunérées par les entités de iA Groupe financier au moyen d’une commission ou autre qui pourrait entraîner la prise de décisions ou l’exercice d’une influence allant à l’encontre des intérêts de nos clients.
Outre les dispositions réglementaires et contractuelles applicables aux ententes commerciales intervenues entre FIN-XO et les autres entités de iA Groupe financier, les administrateurs, dirigeants, employés et conseillers en placement de chacune des sociétés sont assujettis au Code de conduite professionnelle de iA Groupe financier régissant leurs activités, en plus de devoir respecter nos politiques et procédures internes de conformité.
De façon générale, FIN-XO exerce ses activités indépendamment des autres sociétés détenues par iA Société financière. Cependant, nous pouvons à l’occasion conclure des ententes commerciales entre nous et les autres sociétés, en ce qui a trait à l’indication de clients, à la distribution de produits, aux relations de conseil ou au soutien administratif.
Les conflits décrits dans cette section peuvent porter à croire que FIN-XO favorisera les intérêts commerciaux des différents membres de iA Groupe financier, plutôt que vos intérêts. Ces conflits et les méthodes utilisées pour les gérer seront toujours au mieux des intérêts du client, tel que décrit ci-dessous.
Fournisseurs de services associés à FIN-XO
Les entités suivantes de iA Groupe financier vous fournissent des services ou en fournissent à FIN-XO:
• Placements iA Clarington inc. gère la famille de fonds de placement iA Clarington, que les conseillers en placement de FIN-XO peuvent vous recommander comme option de placement pour vos comptes auprès de FIN-XO.
• Industrielle Alliance, Gestion de placements inc. est le gestionnaire de portefeuille de la famille de fonds de placement iA Clarington.
• Les conseillers en placement de FIN-XO peuvent être titulaires d’un permis d’agent d’assurance de PPI Management Inc. et peuvent vous recommander de souscrire une assurance et des produits d’assurance, comme des fonds distincts, offerts par Industrielle Alliance, Assurance et services financiers inc.
Investissement dans les émetteurs reliés et associés
Dans certaines circonstances, FIN-XO peut investir dans votre compte des titres d’un émetteur ou d’une autre partie à la transaction ayant un lien de propriété ou une relation d’affaires avec nous. Puisque ces transactions peuvent créer un conflit ou l’apparence d’un conflit entre nos intérêts et les vôtres, nous avons adopté des politiques et procédures pour aider à cerner et à réduire au minimum tout conflit d’intérêts qui pourrait survenir.
iA Société financière est une société ouverte dont les titres sont cotés à la Bourse de Toronto; il s’agit donc d’un émetteur relié à FIN-XO. Les fonds de placement iA Clarington sont tous des émetteurs reliés et associés à FIN-XO. Pour obtenir la liste complète des émetteurs reliés et associés aux sociétés de iA Groupe financier, veuillez consulter le site www.fin-xo.com/declaration-de-principes.
Autres conflits d’intérêts importants
Rémunération des conseillers en placement: Nous pouvons rémunérer nos conseillers en placement en combinant un ou plusieurs des éléments suivants :
• un salaire de base;
• une rémunération basée sur la valeur et/ou les types d’actifs sous gestion;
• une prime basée sur divers critères de rendement; et
• un pourcentage des commissions de vente, des écarts de courtage et des commissions de suivi reçus par FIN-XO
Les conseillers en placement peuvent également recevoir une rémunération ou des avantages en fonction des recommandations faites à d’autres membres de iA Groupe financier. Lorsque nous évaluons le rendement global de nos conseillers en placement, nous pouvons prendre en compte les recommandations et/ou les inclure dans les ventes et les revenus globaux du conseiller en placement.
Nous traitons les conflits inhérents à la rémunération et aux incitatifs reçus par nos conseillers en placement en veillant à ce que la rémunération versée et les incitatifs offerts récompensent nos conseillers en faisant passer vos intérêts avant les leurs.
Différents produits peuvent avoir des niveaux de rémunération différents, et différents types de comptes (à honoraires et transactionnels) peuvent avoir des frais différents. Nos régimes de rémunération n’incitent pas nos conseillers en placement à recommander des produits ou des services spécifiques, ni aucun type de compte en particulier. Lorsque des comptes transactionnels et des comptes à honoraires sont accessibles, nous vérifions régulièrement si un compte à honoraires est approprié, compte tenu de votre situation et de vos besoins et objectifs de placement. De plus, pour éviter que des frais ne soient facturés en double dans les comptes à honoraires, les produits assortis de commissions intégrées sont exclus de vos actifs aux fins du calcul des frais.
Activités externes : Il arrive que nos dirigeants et nos conseillers en placement participent à des activités externes, telles que la participation à des événements communautaires, la poursuite d’intérêts commerciaux personnels ou la représentation au conseil d’administration d’un organisme de bienfaisance. Les activités externes du conseiller en placement pourraient amener le conseiller en placement à faire passer ces intérêts avant les vôtres. Pour résoudre ce conflit d’intérêts, nous avons en place des politiques et des procédures qui prévoient l’examen de toute proposition d’activités externes afin de nous assurer que les conflits d’intérêts n’existent pas, ne sont pas susceptibles d’exister à l’avenir ou peuvent être atténués au mieux des intérêts de nos clients; dans le cas contraire, les activités externes proposées doivent être écartées. Conformément à nos politiques, la personne souhaitant participer à une activité externe est tenue de déclarer les situations de conflits d’intérêts se posant et de déterminer la manière de traiter ces conflits. Nos employés et conseillers en placement ne peuvent participer à de telles activités externes que si elles sont approuvées par leur supérieur. L’approbation peut être assujettie à des conditions permettant de régler les conflits d’intérêts perçus ou réels. Nos employés et conseillers en placement doivent également confirmer chaque année à leurs supérieurs l’exactitude et l’intégralité de leur déclaration d’activités externes.
Cadeaux et divertissements : Les employés et les conseillers en placement de FIN-XO peuvent de temps à autre recevoir des offres de cadeaux et/ou de divertissements de la part de partenaires d’affaires. Nous pourrions être perçus comme étant motivés financièrement à faire passer nos intérêts avant les vôtres en raison des cadeaux et divertissements. Pour résoudre ce conflit d’intérêts, les employés et les conseillers en placement de FIN-XO ne sont pas autorisés à accepter cadeaux ou divertissements au-delà de ce qui est permis par les politiques et procédures de FIN-XO et les lois applicables. Nous fixons des seuils maximums pour les cadeaux et divertissements autorisés afin d’éviter toute perception que les cadeaux ou divertissements influenceront la prise de décision.
Négociation à des fins personnelles : Nos politiques et procédures, ainsi que le Code de conduite professionnelle de iA Groupe financier, exigent de nos employés et conseillers en placement qu’ils agissent conformément aux lois applicables qui interdisent les délits d’initié, les opérations en avance sur le marché et autres comportements similaires. Les particuliers peuvent être tenus d’obtenir une approbation préalable avant d’effectuer des opérations dans leurs comptes de titres personnels. Il est interdit à nos employés et conseillers en placement d’accéder à de l’information privilégiée à des fins personnelles directes ou indirectes. Nous plaçons les titres sur une « liste restreinte » afin d’éviter toute négociation lorsque nous sommes en possession d’informations privilégiées.
Opérations personnelles avec les clients : Des conflits d’intérêts peuvent se poser lorsque nos conseillers en placement réalisent des opérations financières personnelles avec vous, telles que l’acquisition d’actifs en dehors de votre relation de placement, l’emprunt d’argent, le prêt d’argent ou l’exercice d’un contrôle sur vos finances. Pour régler ces conflits, FIN-XO a mis en place des politiques et des procédures qui interdisent les opérations financières personnelles avec des clients qui ne sont pas des membres de la famille.
Ententes d’indication de clients : Comme indiqué ci-dessus, il y a une entente de référencement entre FIN-XO et CJI. De plus, des ententes de référencement peuvent intervenir entre FIN-XO et d’autres membres de iA Groupe financier et/ou d’autres entités réglementées/non réglementées. À la suite d’une telle entente, lorsqu’un client potentiel est recommandé à FIN-XO ou que FIN-XO recommande un client potentiel à une autre entité, une commission d’indication de clients est versée par FIN-XO à l’autre entité ou est reçue par FIN-XO. Le but de l’indication est de présenter nos clients ou clients potentiels à des personnes qualifiées et mieux aptes à les aider à réaliser leurs objectifs financiers.
Si une entente de référencement est en place, une divulgation écrite vous sera fournie et comprendra les éléments suivants:
• Le nom de chacune des parties à l’entente ;
• L’objet et les modalités importantes de l’entente, notamment la nature des services que doit fournir chaque partie ;
• Les conflits d’intérêts importants découlant de la relation entre les parties à l’entente et de tout autre élément de l’entente incluant une description de :
• La catégorie d’inscription de chaque personne inscrite qui est partie à l’entente, avec une description des activités que la personne inscrite est autorisée à exercer dans cette catégorie et, compte tenu de la nature de l’entente, des activités que la personne inscrite n’est pas autorisée à exercer.
• Le nom de chacune des parties à l’entente ;
• L’objet et les modalités importantes de l’entente, notamment la nature des services que doit fournir chaque partie ;
• Les conflits d’intérêts importants découlant de la relation entre les parties à l’entente et de tout autre élément de l’entente incluant une description de :
· La nature et la portée du conflit d’intérêt;• La méthode de calcul de la commission d’indication de clients et, dans la mesure du possible, le montant de la commission ;
· L’incidence potentielle du conflit d’intérêt pour le client et le risque qu’il pourrait poser pour lui; et
· La façon dont le conflit d’intérêt sera traité;
• La catégorie d’inscription de chaque personne inscrite qui est partie à l’entente, avec une description des activités que la personne inscrite est autorisée à exercer dans cette catégorie et, compte tenu de la nature de l’entente, des activités que la personne inscrite n’est pas autorisée à exercer.
Déclaration de partage de bureau : Industrielle Alliance, Assurance et services financiers inc. (iAASF) est le principal actionnaire de FIN-XO. Certains conseillers en placement de FIN-XO peuvent partager des bureaux avec iAASF ou une autre entité de services financiers liée ou affiliée à iAASF. Certains bureaux peuvent partager la même réceptionniste et autre personnel administratif. Veuillez consulter la Déclaration de principes pour toutes les entités liées ou affiliées dans la section Cadre Réglementaire de
notre site Web à l’adresse www.fin-xo.com.
TRAITEMENT DES PLAINTES
FIN-XO s’engage à respecter l’obligation de traiter les plaintes de façon juste et équitable. Nous vous transmettrons lors de l’ouverture d’un Compte un document décrivant la procédure de traitement des plaintes et un exemplaire du dépliant produit par l’OCRCVM (désormais OCRI) intitulé « Guide de l’investisseur sur le dépôt d’une plainte ».
Notre procédure de traitement des plaintes est accessible en ligne à www.fin-xo.com. Si votre plainte est au sujet de l’administration de votre compte, nous vous encourageons de discuter avec votre conseiller en placement FIN-XO identifié sur votre relevé de Compte. Si votre plainte concerne une allégation de mauvaise conduite dans la gestion de votre compte ou des transactions dans votre compte, veuillez vous adresser au directeur de la succursale ou à notre agent responsable des plaintes désigné à l’adresse ci-dessous. Vous trouverez un bref sommaire de notre procédure de traitement des plaintes :
• À la suite de la réception d’une plainte (hormis les plaintes concernant l’administration de votre compte), nous nous engageons à envoyer un accusé de réception au plaignant dans les 5 jours ouvrables qui suivent. Il se peut que nous vous demandions de soumettre votre plainte par écrit ou de la clarifier.
• À la suite de l’analyse de la plainte, une réponse détaillée accompagnée d’un exemplaire du dépliant intitulé Guide de l’investisseur sur le dépôt d’une plainte produit par l’OCRCVM est ensuite envoyée au client le plus tôt possible et sans dépasser un délai de 90 jours ouvrables à compter de la date de réception de la plainte. Cette réponse comprendra les résultats de notre enquête et notre décision finale au sujet de la plainte.
• Si, pour des raisons particulières, nous ne pouvons pas transmettre la réponse finale dans le délai de 90 jours, vous serez informé de la raison du retard et du nouveau délai pour l’achèvement du dossier.
• Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse finale, vous pouvez porter votre plainte devant l'Ombudsman des services bancaires et d'investissement ("OSBI") dans les 180 jours suivant la réception de notre réponse finale.
• (Clients résidant au Québec) En outre, si vous n'êtes pas satisfait du résultat ou de l'examen d'une plainte, l'Autorité des marchés financiers ("AMF") peut examiner votre plainte et fournir des services de règlement des différends.
Pour toute insatisfaction ou plainte, veuillez communiquer avec notre siège social au numéro suivant : (514) 499-1066 ou 1 (800) 361-7465. Vous pouvez également nous transmettre votre plainte par courrier électronique à plainte@fin-xo.com ou par écrit à l’adresse suivante :
FIN-XO Valeurs Mobilières inc.
À l’attention du responsable des plaintes
2200, avenue McGill Collège, bureau 350
Montréal (Québec) H3A 3P8
AVIS RELATIF À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Vos renseignements personnels sont précieux
Nous, FIN-XO et les entités affiliées de iA Groupe financier, ne ménageons aucun effort pour protéger la confidentialité des renseignements personnels que vous nous confiez. C’est pourquoi nous nous engageons à réévaluer nos pratiques en continu pour les tenir à jour et respecter de hauts standards de gestion et de protection de vos renseignements personnels.
Pour en savoir plus sur l’Avis relatif à la protection des renseignements personnels de iA Groupe financier, consultez la page Sécurité et confidentialité du site Web de iA Groupe financier à l’adresse
www.ia.ca/protection-renseignements-personnels.
notre site Web à l’adresse www.fin-xo.com.
TRAITEMENT DES PLAINTES
FIN-XO s’engage à respecter l’obligation de traiter les plaintes de façon juste et équitable. Nous vous transmettrons lors de l’ouverture d’un Compte un document décrivant la procédure de traitement des plaintes et un exemplaire du dépliant produit par l’OCRCVM (désormais OCRI) intitulé « Guide de l’investisseur sur le dépôt d’une plainte ».
Notre procédure de traitement des plaintes est accessible en ligne à www.fin-xo.com. Si votre plainte est au sujet de l’administration de votre compte, nous vous encourageons de discuter avec votre conseiller en placement FIN-XO identifié sur votre relevé de Compte. Si votre plainte concerne une allégation de mauvaise conduite dans la gestion de votre compte ou des transactions dans votre compte, veuillez vous adresser au directeur de la succursale ou à notre agent responsable des plaintes désigné à l’adresse ci-dessous. Vous trouverez un bref sommaire de notre procédure de traitement des plaintes :
• À la suite de la réception d’une plainte (hormis les plaintes concernant l’administration de votre compte), nous nous engageons à envoyer un accusé de réception au plaignant dans les 5 jours ouvrables qui suivent. Il se peut que nous vous demandions de soumettre votre plainte par écrit ou de la clarifier.
• À la suite de l’analyse de la plainte, une réponse détaillée accompagnée d’un exemplaire du dépliant intitulé Guide de l’investisseur sur le dépôt d’une plainte produit par l’OCRCVM est ensuite envoyée au client le plus tôt possible et sans dépasser un délai de 90 jours ouvrables à compter de la date de réception de la plainte. Cette réponse comprendra les résultats de notre enquête et notre décision finale au sujet de la plainte.
• Si, pour des raisons particulières, nous ne pouvons pas transmettre la réponse finale dans le délai de 90 jours, vous serez informé de la raison du retard et du nouveau délai pour l’achèvement du dossier.
• Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse finale, vous pouvez porter votre plainte devant l'Ombudsman des services bancaires et d'investissement ("OSBI") dans les 180 jours suivant la réception de notre réponse finale.
• (Clients résidant au Québec) En outre, si vous n'êtes pas satisfait du résultat ou de l'examen d'une plainte, l'Autorité des marchés financiers ("AMF") peut examiner votre plainte et fournir des services de règlement des différends.
Pour toute insatisfaction ou plainte, veuillez communiquer avec notre siège social au numéro suivant : (514) 499-1066 ou 1 (800) 361-7465. Vous pouvez également nous transmettre votre plainte par courrier électronique à plainte@fin-xo.com ou par écrit à l’adresse suivante :
FIN-XO Valeurs Mobilières inc.
À l’attention du responsable des plaintes
2200, avenue McGill Collège, bureau 350
Montréal (Québec) H3A 3P8
AVIS RELATIF À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Vos renseignements personnels sont précieux
Nous, FIN-XO et les entités affiliées de iA Groupe financier, ne ménageons aucun effort pour protéger la confidentialité des renseignements personnels que vous nous confiez. C’est pourquoi nous nous engageons à réévaluer nos pratiques en continu pour les tenir à jour et respecter de hauts standards de gestion et de protection de vos renseignements personnels.
Pour en savoir plus sur l’Avis relatif à la protection des renseignements personnels de iA Groupe financier, consultez la page Sécurité et confidentialité du site Web de iA Groupe financier à l’adresse
www.ia.ca/protection-renseignements-personnels.Ce que nous faisons pour protéger vos renseignements personnels
Un renseignement personnel est une information qui vous concerne et qui permet de vous identifier, directement ou indirectement.
• Nous agissons selon 4 principes importants
Conformément à l’Avis relatif à la protection de vos renseignements personnels:
• Nous recueillons seulement les renseignements personnels nécessaires
• Nous recueillons vos renseignements personnels dans des buts précis
Nous conservons vos renseignements personnels principalement au Canada, mais nous pouvons parfois les communiquer à des tiers à l’extérieur du Canada, dans une autre province ou un autre territoire du Canada.
• Nous obtenons votre consentement, sauf dans certains cas prévus par la loi.
• Nous faisons tout en notre pouvoir pour protéger vos renseignements personnels, et nos procédures internes définissent clairement les rôles et responsabilités de nos employés, nos représentants et autres partenaires dans la gestion des renseignements personnels:
Déposer une plainte
Vous pouvez déposer une plainte si vous estimez que nous avons mal géré vos renseignements personnels.
Nous vous invitons d’abord à nous contacter si vous souhaitez déposer une plainte. Nous prendrons le temps d’analyser votre plainte et de voir avec vous comment régler la situation.
Vous pouvez aussi déposer une plainte auprès de l’autorité réglementaire en protection des renseignements personnels de votre province ou territoire.
Comment nous contacter en lien avec la protection de vos renseignements personnels
Vous pouvez nous contacter par écrit aux coordonnées ci-dessous pour :
Un renseignement personnel est une information qui vous concerne et qui permet de vous identifier, directement ou indirectement.
• Nous agissons selon 4 principes importants
Les principes suivants nous guident dans la protection de vos renseignements personnels:
• Assurer une gestion sécuritaire. Nous mettons en place de bonnes pratiques de gestion et de protection pour garder vos renseignements personnels en sécurité et encadrer leur utilisation.
• Respecter vos droits. Vous avez des droits liés aux renseignements personnels que nous détenons sur vous. Vous pouvez les exercer en tout temps.
• Faire preuve de transparence. Nous vous fournissons toute l’information pertinente sur nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels.
• Agir de façon responsable. Nos employés, nos fournisseurs et nos représentants (y compris nos conseillers en services financiers) doivent respecter nos pratiques en matière de renseignements personnels. Notre Chef de la protection des renseignements personnels veille à s’en assurer et à ce que nos pratiques restent à jour.
Conformément à l’Avis relatif à la protection de vos renseignements personnels:
• Nous recueillons seulement les renseignements personnels nécessaires
• Nous recueillons vos renseignements personnels dans des buts précis
o Voici les buts qui peuvent être essentiels à notre relation avec vous, selon les produits et services que vous demandez:
- Savoir qui vous êtes
- Développer une relation avec vous
- Entretenir notre relation avec vous
- Respecter les lois et gérer les risques
o Certains buts sont optionnels pour faire affaire avec nous. Vous pouvez y consentir pour bénéficier d’une expérience client distinctive et pour obtenir des offres adaptées à vos besoins.• Pour atteindre les buts mentionnés dans l’Avis relatif à la protection de vos renseignements personnels de iA Groupe financier, nous devons parfois communiquer vos renseignements personnels à d’autres personnes ou organisations.
Nous conservons vos renseignements personnels principalement au Canada, mais nous pouvons parfois les communiquer à des tiers à l’extérieur du Canada, dans une autre province ou un autre territoire du Canada.
• Nous obtenons votre consentement, sauf dans certains cas prévus par la loi.
• Nous faisons tout en notre pouvoir pour protéger vos renseignements personnels, et nos procédures internes définissent clairement les rôles et responsabilités de nos employés, nos représentants et autres partenaires dans la gestion des renseignements personnels:
o Nous limitons l'accès à vos renseignements personnels et leur utilisation aux seules personnes qui ont besoin d’y avoir accès pour remplir leurs fonctions.
o Nous protégeons nos installations et nos systèmes informatiques par des mesures de sécurité, et vos renseignements personnels sont protégés en permanence par une équipe multidisciplinaire, des outils de surveillance et des environnements technologiques de pointe.
o Nous communiquons avec vous de façon sécuritaire, notamment quand nous recueillons vos renseignements personnels.• Nous conservons vos renseignements personnels seulement le temps nécessaire pour :
o Atteindre les buts pour lesquels nous les avons recueillis, et• Nous respectons vos droits liés à vos renseignements personnels:
o Respecter nos obligations légales.
o Gérer vos préférences de consentementVous pouvez consulter et modifier vos préférences de consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels à tout moment. Sachez toutefois que nous ne pourrons plus vous offrir nos produits et services si vous retirez votre consentement à un but qui est essentiel à notre relation avec vous.Le retrait de votre consentement peut prendre jusqu’à 30 jours pour être traité et appliqué.o Consulter, corriger ou supprimer vos renseignements personnels
Vous avez plusieurs droits concernant les renseignements personnels que nous détenons sur vous. Vous pouvez les exercer en tout temps :
- Savoir si nous détenons vos renseignements personnels
- Consulter vos renseignements personnels
- Corriger vos renseignements personnels
- Supprimer vos renseignements personnels
Vous pouvez faire une demande écrite pour exercer l’un de vos droits en lien avec vos renseignements personnels. Vous recevrez notre réponse par écrit dans un délai de 30 jours. Si nous refusons votre demande en tout ou en partie, nous vous fournirons plusieurs informations:
- Les raisons du refus
- Les références des lois et règlements qui justifient ce refus
- Votre droit de contester ce refus devant l’autorité réglementaire en protection des renseignements personnels de votre province ou territoire
- Les délais à respecter pour contester le refus
Déposer une plainte
Vous pouvez déposer une plainte si vous estimez que nous avons mal géré vos renseignements personnels.
Nous vous invitons d’abord à nous contacter si vous souhaitez déposer une plainte. Nous prendrons le temps d’analyser votre plainte et de voir avec vous comment régler la situation.
Vous pouvez aussi déposer une plainte auprès de l’autorité réglementaire en protection des renseignements personnels de votre province ou territoire.
Comment nous contacter en lien avec la protection de vos renseignements personnels
Vous pouvez nous contacter par écrit aux coordonnées ci-dessous pour :
- Faire une demande de consultation, de correction ou de suppression de vos renseignements personnels
- Déposer une plainte liée à la gestion de vos renseignements personnels
- Demander de l’aide, nous transmettre un commentaire ou poser toute question en lien avec la protection de vos renseignements personnels
Assurez-vous de nous fournir toute l’information nécessaire pour faire le suivi de votre demande.
Par la poste : FIN-XO Valeurs Mobilières inc
Responsable de la protection des renseignements personnels
2200, McGill College Avenue - Suite 350
Montréal (Québec) H3A 3P8
Par téléphone : 1 (800) 361-7465