Information sur la relation avec les clients

Le document intitulé « Information sur la relation avec les clients » (IRC) vous est présenté par FIN-XO Valeurs Mobilières inc (FIN-XO) en conformité avec les lois applicables.

Ce document vous aidera à avoir une bonne compréhension de ce qui suit :

• Les documents que vous recevrez à l’ouverture de votre compte;
• Les frais et coûts associés à votre compte;
• Les rapports que vous recevrez en ce qui a trait à votre compte;
• Comment nous gérons les conflits d’intérêt;
• Comment vous pouvez résoudre les problèmes que vous pouvez rencontrer avec votre compte.

Intermédiaire financier

FIN-XO est un courtier en valeurs mobilières qui agit en tant qu’intermédiaire financier avec Investissement Québec pour faciliter le placement obligatoire dans le cadre du programme Immigrant investisseur du Québec.

FIN-XO a conclu une entente avec Groupe CJ International inc (CJI), une entité enregistrée au Québec et spécialisée en immigration d’affaires. Cette entente constitue une entente de référencement entre FIN-XO et CJI. Veuillez-vous référer au document Information sur la relation avec les clients pour le programme Immigrant investisseur du Québec de FIN-XO pour les détails.

DOCUMENTATION DE VOTRE COMPTE

Au moment de l’ouverture du compte, vous remplirez un formulaire d’information sur le compte du client.
Personnes ressource de confiance et retenues temporaires

Les règlements sur les valeurs mobilières entrant en vigueur le 31 décembre 2021 exigent que FIN-XO vous demande le nom et les coordonnées d’une personne en qui vous avez confiance, qui est mature et capable de discuter de sujets potentiellement difficiles sur votre situation personnelle et qui, de préférence, ne participe pas aux décisions pour votre compte (personne de confiance ou PRC) à l’ouverture du compte et sur une base périodique.
Si cela s’applique à votre situation particulière, nous pouvons à notre discrétion, contacter votre PRC ou votre représentant légal nommé dans nos dossiers, si nous avons l’impression que vous êtes victime d’exploitation financière ou que votre aptitude à prendre des décisions de nature financière concernant votre ou vos comptes chez nous a diminué. FIN-XO peut également contacter votre PRC pour confirmer vos coordonnées si nous ne parvenons pas à vous joindre après plusieurs tentatives, en particulier si cet échec est inhabituel. Nous pouvons demander au PRC de confirmer le nom et les coordonnées d’un représentant légal (par exemple, un mandataire en vertu d’une procuration ou un tuteur légal). Vous pouvez changer votre PRC en nous contactant à operations@fin-xo.com.
Vous avez convenu (i) d’aviser la PRC que vous l’avez désignée comme votre personne ressource de confiance, et de nous aviser si elle refuse d’agir en cette qualité ; et (ii) de nous dégager de toute responsabilité pour toute réclamation qui pourraient se rapporter au fait ou découler du fait d’avoir contacté ou omis de contacter la PRC, compte tenu de votre situation personnelle, et de lui avoir communiqué des renseignements.
Si FIN-XO a de bonnes raisons de croire que vous êtes victime d’exploitation financière ou que votre capacité mentale a diminué, ce qui peut affecter votre capacité à prendre des décisions de nature financière concernant votre ou vos compte(s), nous pouvons placer une retenue temporaire sur votre compte ou sur une transaction particulière. Nous vous fournirons un avis verbal ou écrit expliquant nos actions, en plus de contacter votre PCR, le cas échéant, comme indiqué ci-dessus.

Documentation du compte

Nous vous fournirons une copie de la présente déclaration de relation client et de la convention de compte client applicable au type de compte que vous ouvrez. Nous vous fournirons aussi plusieurs documents contenant les informations dont vous avez besoin pour jouer un rôle actif dans le suivi de vos comptes et de vos investissements. Ces documents comprennent :
• Le document Information sur la relation avec les clients pour le programme Immigrant investisseur du Québec qui inclut un accusé réception que vous avez reçu la documentation listée ci-bas :
• Le document Information sur la relation avec les clients ainsi que la Convention de compte client
• Dépliant du Fonds canadien de protection des épargnants (FPCE)
• Dépliants publiés par l’Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières (OCRCVM) :
• Comment l’OCRCVM protège les investisseurs
• Dépôt d’une plainte - Guide de l’investisseur - Partie 1 de 2
• Comment puis-je récupérer mon argent ? Un Guide de l’investisseur - Partie 2 de 2

ÉVALUATION DE LA CONVENANCE DES PLACEMENTS

 FIN-XO doit évaluer la convenance des placements qui vous sont recommandés avant d’effectuer toute transaction.

Les facteurs qui guident FIN-XO dans son évaluation de la convenance de vos placements comprennent ce qu’il croit être votre situation présentement quant à :

• Votre situation personnelle : Il s’agit de votre âge, de votre état civil, du nombre de personnes à charge dont vous êtes responsable, de votre travail, de votre employeur ou si vous êtes un initié ou un actionnaire important.
• Votre situation financière : II s’agit de vos avoirs (incluant vos sources de revenus) par rapport à vos Dettes. FIN-XO évaluera la valeur de la transaction envisagée au regard de la valeur totale nette de vos avoirs (vos actifs moins vos Dettes).
• Vos connaissances et expérience en placement : Elles sont évaluées selon vos expériences passées et si vous considérez avoir certaines connaissances d’investissement dans des divers produits ou bien comprendre les risques associés à des produits d’investissement ou à des stratégies complexes.
• Vos besoins et objectifs de placement : Ce sont vos objectifs financiers spécifiques qui nous sont fournis, tels que votre désir de protéger vos investissements (ne pas perdre votre capital), votre besoin d’accroître votre revenu ou votre désir d’augmenter votre capital par la croissance obtenue sur le marché.
• Votre profil de risque : Le profil de risque concerne votre capacité de prise de risque, c’est-à-dire votre niveau de confort face à la possibilité de perdre une partie de votre argent, même si vous disposez de nombreuses années pour investir et épargner, et votre tolérance de risque, qui est une évaluation plus objective de votre capacité financière à absorber d’éventuelles pertes, compte tenu de votre situation financière.
• Votre horizon de placement : Le moment où vous aurez besoin, en totalité ou en partie, de votre capital, que ce soit pour l’achat d’une propriété ou pour votre retraite ou tout autre besoin.

FIN-XO doit faire primer vos intérêts lorsqu’il fait une recommandation ou prend une mesure d’investissement pour votre compte.

Rapports portant sur vos comptes

Dans le cadre de notre relation avec vous, nous vous enverrons plusieurs rapports pour vous permettre de suivre adéquatement l’évolution de votre placement.

Avis d’exécution – Nous vous enverrons un avis d’exécution pour chaque transaction effectuée dans votre compte contenant tous les détails pertinents relatifs à la transaction, le jour ouvrable suivant la clôture de la transaction. Vous avez l’obligation d’examiner attentivement vos avis d’exécution et de nous informer de toute erreur, de toute omission ou de toute transaction que vous n’auriez pas autorisée dans les 30 jours suivant la réception de votre avis d’exécution. Nous comprenons que si vous ne nous contactez pas dans ce délai, vous confirmez et approuvez chaque transaction mentionnée sur vos avis d’exécution ainsi que l’exhaustivité et l’exactitude des autres détails relatifs à chaque transaction.

Relevé de Compte – Nous vous enverrons un Relevé de Compte mensuel lors d’activités dans votre compte, au plus tard le 15e jour du mois suivant. Des Relevés de Compte mensuels sont émis si le compte affiche des activités autres que des dividendes, des intérêts et des programmes systématiques. S’il n’y a pas d’activité dans votre compte, un Relevé de Compte est envoyé à chaque trimestre. Le type de compte dont vous êtes détenteur y est clairement identifié ainsi que l ’ensemble des titres que vous détenez et leur valeur marchande, de même que le détail de toutes les activités effectuées dans votre compte. Vous avez l’obligation d’examiner attentivement votre Relevé de Compte et de nous informer de toute erreur, de toute omission ou de toute transaction que vous n’auriez pas autorisée dans les 30 jours suivant la réception d’un Relevé de Compte. Nous comprenons que si vous ne nous contactez pas dans ce délai, vous confirmez et autorisez chaque transaction mentionnée sur votre Relevé de Compte et ainsi que l’exhaustivité et l’exactitude de toutes les autres informations qui se trouvent dans le Relevé de Compte.

Valeurs comptables-Votre relevé mensuel ou trimestriel affichera la valeur marchande du titre fondée soit sur la dernière valeur marchande/valeur nette des actifs disponibles pour le titre soit la valeur comptable du titre.

Rapport annuel sur les frais et la rémunération- Ce rapport est un résumé des sommes que nous avons reçues pour l’administration de votre compte au cours de la dernière année. Une partie de ces sommes est versée à titre de rémunération, à FIN-XO et CJI.

CONFLITS D’INTÉRÊT ET ÉNONCÉ DES POLITIQUES

FIN-XO s’engage à placer les intérêts de ses clients par-dessus de tout le reste. En outre, en tant que société de courtage en valeurs mobilières et membre de l’OCRCVM, nous devons traiter efficacement toute situation pouvant donner lieu à un conflit d’intérêts. Nous devons le faire dans votre meilleur intérêt. Nous avons décrit ci-dessous nos conflits d’intérêts et la façon dont nous les gérons.

GESTION DES CONFLITS D’INTÉRÊTS

FIN-XO Valeurs Mobilières inc. (FIN-XO, nous ou notre) offre une vaste gamme de produits et de services aux particuliers, aux entreprises et aux investisseurs institutionnels. Dans le cadre de nos diverses activités, nous nous engageons à veiller à ce que les intérêts de nos clients aient toujours préséance. De plus, en tant que courtier en placement et membre de l’Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières (OCRCVM), nous devons assurer une gestion efficace de toute situation qui pourrait donner lieu à un conflit d’intérêts. Nous visons à gérer les conflits d’intérêts au mieux des intérêts de nos clients.
Un conflit d’intérêts survient lorsque les intérêts de différentes personnes, notamment vos intérêts et ceux de FIN-XO ou de l’un de ses employés (administrateurs, dirigeants, associés, membres de son personnel, mandataires), ou conseillers sont incompatibles ou divergents. Il peut se produire des situations susceptibles d’influencer ou d’être perçues comme influençant FIN-XO ou l’un de ses employés ou conseillers à agir dans leur propre intérêt ou dans celui d’une entité reliée et non au mieux des intérêts du client. Par conséquent, des conflits d’intérêts peuvent survenir de temps à autre entre vous et :
• FIN-XO ou vous et votre conseiller ;
• les autres clients que nous représentons ; ou
• une personne ou une société qui nous est liée.
Nous avons adopté des politiques et des procédures internes pour traiter efficacement les conflits d’intérêts dans l’intérêt du client. Les lois canadiennes sur les valeurs mobilières exigent que nous prenions des mesures raisonnables pour repérer les conflits d’intérêts importants et y réagir au mieux de vos intérêts. Nous sommes également tenus de vous en informer, notamment de la manière dont les conflits pourraient vous toucher et de la façon dont nous les traitons au mieux de vos intérêts. Nous avons des politiques et des procédures en place pour gérer les conflits d’intérêts importants dans votre intérêt, qui sont décrites ci-dessous :
• Nous nous efforçons d’éviter ou de réduire les conflits lorsqu’il est raisonnablement possible de le faire. Nous veillons à éviter le favoritisme ou la discrimination réel ou perçu entre les clients et à faire en sorte qu’aucun client ne bénéficie d’un traitement préférentiel par rapport à un autre dans le cadre de l’exploitation et la gestion de son compte et l’exécution des opérations.
• Nous évitons les conflits interdits par la loi ainsi que les conflits importants que nous ne pouvons pas gérer efficacement dans votre intérêt. Certains conflits ne peuvent être évités. Face à des situations dans lesquelles nous n’évitons pas ou ne pouvons pas éviter les conflits et dans lesquelles nos intérêts peuvent être en concurrence avec les vôtres, votre intérêt a toujours préséance.
• Nous contrôlons ou gérons les conflits acceptables en séparant physiquement les différentes fonctions commerciales, en limitant l’échange interne d’informations, en personne ou par voie électronique, et en réduisant la possibilité qu’une partie de notre organisation en influence une autre de manière inappropriée. Nous supprimons l’incitatif financier d’un employé ou d’un conseiller à privilégier un produit ou un service en particulier par rapport à un autre qui pourrait être plus approprié ; nous mettons continuellement en place des processus d’examen et d’approbation des opérations, que nous testons régulièrement.

Conflits importants du fait d’être membre de iA Groupe financier

Nous sommes une filiale en propriété exclusive indirecte de iA Société financière inc. (iA Société financière). Notre relation avec iA Société financière et ses autres filiales de services financiers (iA Groupe financier) pose des conflits d’intérêts lorsque nous vous offrons des produits et services provenant d’autres membres de iA Groupe financier ou fournis par eux. iA Société financière et ses diverses filiales de services financiers, y compris FIN-XO, sont des sociétés commerciales qui cherchent à maximiser leurs profits tout en offrant des services équitables, honnêtes et appropriés à leurs clients. Cela signifie que nous pouvons vous encourager à faire davantage affaire avec nous et les autres membres de iA Groupe financier.
Nous pouvons également faire appel à des sociétés affiliées pour nous fournir des produits et des services pour votre compte, mais nous le ferons toujours d’une manière que nous jugeons être au mieux de votre intérêt. Nous ne concluons ces opérations ou accords que lorsque nous le pouvons en vertu des lois sur les valeurs mobilières applicables et lorsque nous croyons qu’elles sont dans votre intérêt.
Bien que FIN-XO soit en propriété commune avec les autres membres de iA Groupe financier et qu’elle puisse de temps à autre avoir des administrateurs et des dirigeants en commun avec ceux- ci, FIN-XO est une entité distincte.
Les relations qu’un administrateur ou dirigeant de FIN-XO pourrait avoir avec une autre entité de iA Groupe financier ne soulèvent pas de conflits importants, car aucune de ces personnes n’est en mesure d’influencer personnellement les clients de FIN-XO pour qu’ils investissent dans l’un des produits de placement de iA Groupe financier. Elles ne sont pas non plus rémunérées par les entités de iA Groupe financier au moyen d’une commission ou autre qui pourrait entraîner la prise de décisions ou l’exercice d’une influence allant à l’encontre des intérêts de nos clients.
Outre les dispositions réglementaires et contractuelles applicables aux ententes commerciales intervenues entre FIN-XO et les autres entités de iA Groupe financier, les administrateurs, dirigeants, employés et conseillers de chacune des sociétés sont assujettis au Code de conduite professionnelle de iA Groupe financier régissant leurs activités, en plus de devoir respecter nos politiques et procédures internes de conformité.
De façon générale, FIN-XO exerce ses activités indépendamment des autres sociétés détenues par iA Société financière. Cependant, nous pouvons à l’occasion conclure des ententes commerciales entre nous et les autres sociétés, en ce qui a trait à l’indication de clients, à la distribution de produits, aux relations de conseil ou au soutien administratif.
Les conflits décrits dans cette section peuvent porter à croire que FIN-XO favorisera les intérêts commerciaux des différents membres de iA Groupe financier, plutôt que vos intérêts. Ces conflits et les méthodes utilisées pour les gérer seront toujours au mieux des intérêts du client, tel que décrit ci-dessous.

Fournisseurs de services associés à FIN-XO

Les entités suivantes de iA Groupe financier vous fournissent des services ou en fournissent à FIN-XO:
• Placements iA Clarington inc. gère la famille de fonds de placement iA Clarington, que les conseillers de FIN-XO peuvent vous recommander comme option de placement pour vos comptes auprès de FIN-XO.
• Industrielle Alliance, Gestion de placements inc. est le gestionnaire de portefeuille de la famille de fonds de placement iA Clarington.
• Les conseillers de FIN-XO peuvent être titulaires d’un permis d’agent d’assurance de PPI Management Inc. et peuvent vous recommander de souscrire une assurance et des produits d’assurance, comme des fonds distincts, offerts par Industrielle Alliance, Assurance et services financiers inc.
Dans tous les cas, FIN-XO surveille les services et les produits fournis et s’assure qu’ils sont offerts aux taux du marché et qu’ils conviennent à votre compte.

Investissement dans les émetteurs reliés et associés

Dans certaines circonstances, FIN-XO peut investir dans votre compte des titres d’un émetteur ou d’une autre partie à la transaction ayant un lien de propriété ou une relation d’affaires avec nous. Puisque ces transactions peuvent créer un conflit ou l’apparence d’un conflit entre nos intérêts et les vôtres, nous avons adopté des politiques et procédures pour aider à cerner et à réduire au minimum tout conflit d’intérêts qui pourrait survenir.
iA Société financière est une société ouverte dont les titres sont cotés à la Bourse de Toronto; il s’agit donc d’un émetteur relié à FIN-XO. Les fonds de placement iA Clarington sont tous des émetteurs reliés et associés à FIN-XO. Pour obtenir la liste complète des émetteurs reliés et associés aux sociétés de iA Groupe financier, veuillez consulter le site https://iagestionprivee.ca/ cadre-reglementaire/declaration-de-principes.

Autres conflits d’intérêts importants

Rémunération des conseillers : Nous pouvons rémunérer nos conseillers en combinant un ou plusieurs des éléments suivants :
•    un salaire de base;
•    une rémunération basée sur la valeur et/ou les types d’actifs sous gestion;
•    une prime basée sur divers critères de rendement; et
•    un pourcentage des commissions de vente, des écarts de courtage et des commissions de suivi reçus par FIN-XO

Les conseillers peuvent également recevoir une rémunération ou des avantages en fonction des recommandations faites à d’autres membres de iA Groupe financier. Lorsque nous évaluons le rendement global de nos conseillers, nous pouvons prendre en compte les recommandations et/ou les inclure dans les ventes et les revenus globaux du conseiller.
Nous traitons les conflits inhérents à la rémunération et aux incitatifs reçus par nos conseillers en veillant à ce que la rémunération versée et les incitatifs offerts récompensent nos conseillers en faisant passer vos intérêts avant les leurs.
Différents produits peuvent avoir des niveaux de rémunération différents, et différents types de comptes (à honoraires et transactionnels) peuvent avoir des frais différents. Nos régimes de rémunération n’incitent pas nos conseillers à recommander des produits ou des services spécifiques, ni aucun type de compte en particulier. Lorsque des comptes transactionnels et des comptes à honoraires sont accessibles, nous vérifions régulièrement si un compte à honoraires est approprié, compte tenu de votre situation et de vos besoins et objectifs de placement. De plus, pour éviter que des frais ne soient facturés en double dans les comptes à honoraires, les produits assortis de commissions intégrées sont exclus de vos actifs aux fins du calcul des frais.

Activités externes : Il arrive que nos dirigeants et nos conseillers participent à des activités externes, telles que la participation à des événements communautaires, la poursuite d’intérêts commerciaux personnels ou la représentation au conseil d’administration d’un organisme de bienfaisance. Conformément à nos politiques, la personne souhaitant participer à une activité externe est tenue de déclarer les situations de conflits d’intérêts se posant et de déterminer la manière de traiter ces conflits. Nos employés et conseillers ne peuvent participer à de telles activités externes que si elles sont approuvées par leur supérieur. L’approbation peut être assujettie à des conditions permettant de régler les conflits d’intérêts perçus ou réels. Nos employés et conseillers doivent également confirmer chaque année à leurs supérieurs l’exactitude et l’intégralité de leur déclaration d’activités externes.
Cadeaux et divertissements : Nos dirigeants et nos conseillers ne sont pas autorisés à accepter des cadeaux ou des divertissements au-delà d’une valeur que nous considérons comme conforme aux pratiques commerciales raisonnables et aux lois applicables. Nous fixons des seuils maximaux pour les cadeaux et divertissements autorisés afin d’éviter toute impression que les cadeaux ou divertissements influencent la prise de décision.

Négociation à des fins personnelles : Nos politiques et procédures, ainsi que le Code de conduite professionnelle de iA Groupe financier, exigent de nos conseillers qu’ils agissent conformément aux lois applicables qui interdisent les délits d’initié, les opérations en avance sur le marché et autres comportements similaires. Les particuliers peuvent être tenus d’obtenir une approbation préalable avant d’effectuer des opérations dans leurs comptes de titres personnels. Il est interdit à nos employés d’accéder à de l’information privilégiée à des fins personnelles directes ou indirectes. Nous plaçons les titres sur une « liste restreinte » afin d’éviter toute négociation lorsque nous sommes en possession d’informations privilégiées.

Opérations personnelles avec les clients : Des conflits d’intérêts peuvent se poser lorsque nos conseillers réalisent des opérations financières personnelles avec vous, telles que l’acquisition d’actifs en dehors de votre relation de placement, l’emprunt d’argent, le prêt d’argent ou l’exercice d’un contrôle sur vos finances. Pour régler ces conflits, FIN-XO a mis en place des politiques et des procédures qui interdisent les opérations financières personnelles avec des clients qui ne sont pas des membres de la famille.

Ententes d’indication de clients : Comme indiqué ci-dessus, il y a une entente de référencement entre FIN-XO et CJI. De plus, des ententes de référencement peuvent intervenir entre FIN-XO et d’autres membres de iA Groupe financier et/ou d’autres entités réglementées/non réglementées. À la suite d’une telle entente, lorsqu’un client potentiel est recommandé à FIN-XO ou que FIN-XO recommande un client potentiel à une autre entité, une commission d’indication de clients est versée par FIN-XO à l’autre entité ou est reçue par FIN-XO. Le but de l’indication est de présenter nos clients ou clients potentiels à des personnes qualifiées et mieux aptes à les aider à réaliser leurs objectifs financiers.

Si une entente de référencement est en place, une divulgation écrite vous sera fournie et comprendra les éléments suivants:

•    Le nom de chacune des parties à l’entente ;
•    L’objet et les modalités importantes de l’entente, notamment la nature des services que doit fournir chaque partie ;
•    Les conflits d’intérêts découlant de la relation entre les parties à l’entente et de tout autre élément de l’entente incluant une description de ;
•    La nature et la portée du conflit d’intérêt ;
•    L’incidence potentielle du conflit d’intérêt pour le client et le risque qu’il pourrait poser pour lui; et
•    La façon dont le conflit d’intérêt a été ou sera traité;
•    La méthode de calcul de la commission d’indication de clients et, dans la mesure du possible, le montant de la commission ;
•    La catégorie d’inscription de chaque personne inscrite qui est partie à l’entente, avec une description des activités que la personne inscrite est autorisée à exercer dans cette catégorie et, compte tenu de la nature de l’entente, des activités que la personne inscrite n’est pas autorisée à exercer.

TRAITEMENT DES PLAINTES

FIN-XO s’engage à respecter l’obligation de traiter les plaintes de façon juste et équitable. Nous vous transmettrons lors de l’ouverture d’un Compte un document décrivant la procédure de traitement des plaintes et un exemplaire du dépliant produit par l’OCRCVM intitulé « Guide de l’investisseur sur le dépôt d’une plainte ».

Notre procédure de traitement des plaintes est accessible en ligne à www.fin-xo.com. Si votre plainte est au sujet de l’administration de votre compte, nous vous encourageons de discuter avec votre mandataire FIN-XO identifié sur votre relevé de Compte ou avec notre agent responsable des plaintes désigné à l’adresse indiqué ci-dessous. Vous trouverez ci-dessous un bref sommaire de notre procédure de traitement des plaintes :

•  À la suite de la réception d’une plainte (hormis les plaintes concernant l’administration de votre compte), nous nous engageons à envoyer un accusé de réception au plaignant dans les 5 jours ouvrables qui suivent. Il se peut que nous vous demandions de soumettre votre plainte par écrit ou de clarifier.
•  À la suite de l’analyse de la plainte, une réponse détaillée accompagnée d’un exemplaire du dépliant intitulé Guide de l’investisseur sur le dépôt d’une plainte produit par l’OCRCVM est ensuite envoyée au client le plus tôt possible et sans dépasser un délai de 90 jours ouvrables à compter de la date de réception de la plainte. Cette réponse comprendra les résultats de notre enquête et notre décision finale au sujet de la plainte.

• Si, pour des raisons particulières, nous ne pouvons pas transmettre la réponse finale dans le délai de 90 jours, vous serez informé de la raison du retard et du nouveau délai pour l’achèvement du dossier.

FIN-XO Valeurs Mobilières inc.
À l’attention du responsable des plaintes
2200, avenue McGill Collège, bureau 350
Montréal (Québec) H3A 3P8

Déclaration de partage de bureau

L’Industrielle Alliance, Assurance et services financiers inc. (iA) est le principal actionnaire de FIN-XO Valeurs Mobilières inc. (FIN-XO). Certains mandataires de FIN-XO peuvent partager des bureaux avec iA ou une autre entité de services financiers liée ou affiliée à iA. Certains bureaux peuvent partager la même réceptionniste. Veuillez consulter le document portant sur l’Énoncé des Politiques pour toutes les entités liées ou affiliées (www.fin-xo.com).

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

FIN-XO a adopté la politique de confidentialité du Groupe Industrielle Alliance et s’engage à s’y conformer.

Le Groupe Industrielle Alliance est composé de l’Industrielle Alliance, Assurance et services financiers inc. et de ses filiales (“ nous “). Ensemble, nous nous engageons à protéger la vie privée de nos clients, employés et représentants (“ vous/votre “) et à assurer la confidentialité des renseignements personnels qui nous sont fournis dans le cadre de nos activités.

Notre politique de confidentialité définit nos normes de collecte, d’utilisation, de divulgation et d’archivage de vos informations personnelles. Notre politique de confidentialité explique également comment nous protégeons vos informations personnelles et votre droit d’accès à ces informations.

1. INFORMATIONS PERSONNELLES – Les informations personnelles sont toutes les informations concernant une personne et permettant de l’identifier, telles que les informations financières, le style de vie ou la santé, mais pas leur nom, leur titre ou leur adresse professionnelle, leur téléphone ou leur courriel. Les informations personnelles doivent être protégées quelles que soient leurs caractéristiques ou leur forme, qu’elles soient écrites, graphiques, sonores, visuelles, informatiques ou autres.

2. OBJECTIF DE LA COLLECTE D’INFORMATIONS – La collecte d’informations vous concernant est nécessaire pour que nous puissions vous fournir des services de haute qualité. La nature et la sensibilité des informations que nous recueillons à votre sujet varient en fonction des services que nous vous fournissons et des exigences légales qui nous sont imposées (comme votre numéro d’assurance sociale, lorsque des revenus de placement sont générés par un produit choisi).

Les raisons pour lesquelles nous recueillons des informations personnelles vous concernant sont identifiées au moment de la collecte ou avant. Par exemple, les informations peuvent être recueillies lors de la soumission d’une demande, de l’ouverture d’un compte ou de la présentation d’une réclamation.

L’objectifs de la collecte d’informations comprend généralement la proposition de produits ou services demandés, la confirmation de votre identité, la protection contre la fraude ou le traitement des questions relatives à la relation entre nous.

Toutes les questions et préoccupations que vous pouvez avoir concernant l’objectif de la collecte d’informations peuvent nous être adressées à l’adresse indiquée ci-dessous.

3. CONSENTEMENT – Lorsque nous recueillons des renseignements personnels auprès de vous, nous obtenons votre consentement pour utiliser ces renseignements aux fins recueillies. Nous obtiendrons votre consentement pour toute utilisation ou collecte supplémentaire, ou si le but de l’utilisation des informations change.

Nous demandons généralement votre consentement écrit formel pour recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels. Le cas échéant, pour des informations moins sensibles, nous pouvons accepter votre consentement verbal. Occasionnellement, nous pouvons impliquer votre consentement lorsque nous pouvons le déduire de votre action ou de votre inaction.

Le consentement doit être donné par vous ou votre représentant autorisé, tel qu’un tuteur légal ou une personne ayant une procuration.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles (par exemple, votre droit de retirer votre consentement est nécessairement limité lorsque nous avons besoin d’informations pour accorder un prêt sur la valeur d’une garantie que nous avons émise). Nous vous informerons des conséquences d’un tel retrait, notamment de la possibilité que nous ne soyons pas en mesure de fournir un produit ou de traiter une demande. Si vous choisissez de ne pas donner votre consentement, nous enregistrerons cette décision dans notre dossier.

Dans certaines circonstances restreintes, nous avons le droit (ou l’obligation) de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels sans que vous en soyez informé et sans votre consentement. Cela se produit lorsque des raisons juridiques, médicales ou de sécurité rendent impossible ou peu pratique l’obtention du consentement. Lorsque les renseignements sont recueillis dans le cadre d’une enquête sur une éventuelle violation de contrat, de la prévention ou de la détection d’une fraude, ou à des fins d’application de la loi, le fait de demander le consentement pourrait aller à l’encontre de l’objectif de la collecte de renseignements. De même, il peut être impossible ou inapproprié de demander le consentement lorsque vous êtes mineur, gravement malade ou autrement frappé d’incapacité.

IA Groupe Financier, ses filiales et leurs mandataires peuvent utiliser et partager vos renseignements personnels entre eux afin que vous puissiez bénéficier d’offres personnalisées et de produits et services améliorés. Si vous ne souhaitez pas que vos renseignements soient partagés au sein d’Ia Groupe Financier, veuillez nous contacter à l’adresse suivante :

FIN-XO Valeurs Mobilières inc
Responsable de la protection de la vie privée
2200, avenue McGill Collège, bureau 350
Montréal (Québec) H3A 3P8

4. LIMITES DE LA COLLECTE, DE L’UTILISATION ET DE LA DIVULGATION – Nous limitons la collecte de vos renseignements personnels à ce dont nous avons besoin pour les fins qui vous ont été identifiées. Nous recueillons les renseignements directement auprès de vous, sauf si vous nous autorisez à recueillir des renseignements auprès d’un tiers ou conformément à la loi.

Nous limitons l’utilisation de vos informations personnelles aux fins que nous vous avons indiquées. Cela signifie que nous ne pouvons pas utiliser vos informations personnelles à d’autres fins sans votre consentement, sauf si la loi l’exige.

Vos informations personnelles sont accessibles uniquement aux personnes autorisées, et uniquement dans la mesure nécessaire à l’exercice de leurs fonctions.

Vous avez le droit de savoir, sur demande, à qui les informations ont été divulguées. Ce n’est que dans de rares cas que la loi nous empêche de procéder à une telle divulgation. Nous tenons des registres précis, indiquant à qui nous divulguons des informations personnelles et dans quelles circonstances elles ont été divulguées.

Nous partagerons occasionnellement vos informations personnelles avec des prestataires de services ou des agents afin d’assurer la bonne administration des produits ou de vous fournir les services dont vous avez besoin. Ces fournisseurs de services ou agents doivent accepter de se conformer à la législation sur la protection de la vie privée avant de recevoir des renseignements personnels.

Dans certaines circonstances, nous pouvons faire appel à des fournisseurs de services à l’extérieur du Canada, y compris aux États-Unis. Nous sommes responsables de la conformité du fournisseur de services à notre politique de confidentialité et nous veillerons à ce que le niveau de protection des renseignements personnels soit comparable à celui que nous offrons. Toute question concernant la collecte, le transfert ou l’utilisation de renseignements personnels à l’extérieur du Canada peut être transmise au responsable de la protection de la vie privée à l’adresse indiquée ci-dessous.

5. CONSERVATION – Nous ne conservons vos renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous devons détruire ces informations conformément à la loi et à nos directives de conservation des fichiers. Lorsque nous détruisons vos informations personnelles, nous nous assurons que la confidentialité est garantie et qu’aucune personne autorisée ne peut accéder aux informations pendant le processus de destruction.

6. LISTE DE CLIENTS – Nous ne vendons pas de listes de clients à des tiers.

7. EXACTITUDE – Nous faisons tout ce qui est en notre pouvoir pour garantir que vos informations personnelles sont aussi exactes et complètes que nécessaire aux fins de leur collecte, utilisation ou divulgation.

8. RESPONSABILITÉ – Nous sommes responsables de vos informations personnelles en notre possession ou sous notre contrôle, y compris les informations que nous pouvons transférer à des tiers pour le traitement. Nous exigeons de ces tiers qu’ils respectent des normes strictes en matière de confidentialité et de protection des informations personnelles.

Nous adhérons à des règles légales et auto-imposées, visant à protéger votre vie privée. Ces règles sont établies par la présente politique de confidentialité, le Code de conduite des affaires (applicable aux administrateurs, dirigeants et employés), les Normes de conduite sur le marché (applicables aux agents et courtiers) ainsi que les directives du secteur de l’assurance et la législation applicable.

Notre personnel est formé à ces processus et procédures et reçoit des informations sur les lois relatives à la protection de la vie privée.

9. GARANTIES – Nous avons mis en place et continuons à mettre en place des garanties rigoureuses afin que vos informations personnelles restent strictement confidentielles et soient protégées contre la perte ou le vol, ainsi que contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés.

Les méthodes de protection comprennent des mesures organisationnelles telles que l’exigence d’une accréditation de sécurité et l’accès limité aux personnes concernées, des mesures physiques (par exemple, cartes d’accès aux bâtiments pour les employés, enregistrement des visiteurs et cartes d’identification, sauvegardes et archivage hors site) et des mesures technologiques telles que l’utilisation de mots de passe et le cryptage (par exemple, l’utilisation de mots de passe régulièrement modifiés, de pare-feu et d’un accès opérateur segmenté).

10. DEMANDE D’ACCÈS AUX INFORMATIONS ET DE MODIFICATIONS – Vous avez le droit de savoir si nous détenons des informations personnelles vous concernant et de consulter ces informations. Vous avez également le droit de demander comment nous avons recueilli vos informations, comment nous les avons utilisées et à qui elles ont pu être divulguées. Ces informations vous seront fournies dans un délai raisonnable à compter de la date de réception de votre demande écrite. Nous pouvons facturer des frais raisonnables pour le traitement de votre demande.
Dans certaines circonstances restreintes et spécifiques, nous pouvons refuser de vous fournir les informations demandées. Les exceptions à votre droit d’accès peuvent inclure les informations dont le coût de transmission est prohibitif, les informations qui contiennent des références à d’autres personnes, les informations qui ne peuvent être divulguées pour des raisons juridiques, de sécurité ou de propriété commerciale, les informations qui ont été obtenues dans le cadre d’une enquête sur une violation potentielle de contrat ou une fraude, et les informations qui sont soumises au secret professionnel de l’avocat.

Dans les cas où nous détenons des informations médicales vous concernant, nous pouvons refuser de vous fournir un accès direct à ces informations et demander qu’un professionnel de la santé soit désigné pour vous fournir ces informations.

Vous pouvez contester l’exactitude et l’exhaustivité de vos informations personnelles. Nous répondrons à une demande de modification dans un délai raisonnable.

Toute demande d’accès aux informations ou toute demande de modification doit être envoyée à l’adresse suivante :

FIN-XO Valeurs Mobilières inc
Responsable de la protection de la vie privée
2200, avenue McGill Collège, bureau 350
Montréal (Québec) H3A 3P8
+1 (800) 361-7465

11. PLAINTES ET INQUIÉTUDES – Nos employés et nos représentants sont formés pour répondre à vos questions ou à vos préoccupations concernant les renseignements personnels. Si vous n’êtes pas satisfait de la réponse de notre employé ou de notre représentant, vous pouvez contacter le responsable de la protection de la vie privée à l’adresse mentionnée ci-dessus.

Une plainte concernant la protection des renseignements personnels doit être adressée au responsable de la protection de la vie privée à l’adresse mentionnée